Weshalb Retrospektiven vertane Zeit sind

Autorin: Sofia Vossen

Retrospektiven sind reine Zeitverschwendung. Warum sie im digitalen Zeitalter unbrauchbar sind, dem Team wichtige Zeit stehlen
und Scrum-Master bleiben können, wo der Pfeffer wächst.

Weil sie im Homeoffice eh nicht funktionieren.

Retrospektiven über den Laptop? Nein Danke. Nicht ohne Grund predigen die Scrum Gurus der agilen Welt, dass Retrospektiven eine Teilnahme vor Ort erfordern: Wenn einmal alle in einem Raum sind, gibt es einen wesentlich stärkeren persönlichen Bezug.

Tipps, wie Retros über den Laptop dennoch funktionieren können:
Manchmal geht’s nicht anders, und dann ist eine digitale Variante besser als gar keine. Hier vier Tipps, wie die Retrospektive im Homeoffice gelingt:

1. Lasst die Kamera an: Das wirkt erst einmal kontrollierend, ist aber ganz und gar nicht der Zweck. Gestik und Mimik vereinfachen die Kommunikation ungemein. Wichtig: Alle müssen das vor dem Termin wissen. Die Frisur soll schließlich sitzen.

2. Verwendet ein digitales Tool. Vor allem Tools, die übersichtlich, kostenlos sind und wenig Einarbeitung benötigen sind hier gefragt. Mein persönlicher Favorit ist retrometro. (Keine Werbung)

3. Nehmt euch etwa 30 Minuten mehr Zeit als sonst. Dadurch, dass nur eine Person sprechen kann, verlängert sich der Termin vor allem in der Eingewöhnungsphase.

4. Haltet die Retro mit so wenig Personen wie möglich. Maximal sieben Personen sollten erlaubt sein. Ansonsten wird es schwierig, alle Teammitglieder ins Boot zu holen. Bei größeren Teams teilt die Gruppe auf.

Weil das Team in der Zeit besser an der Entwicklung arbeiten soll.

Die Story muss noch bis morgen fertig werden, der ein oder andere Bug ist noch dringend zu fixen. Retrospektive Ade! Probier’s ein anderes Mal. Das kann auch morgen noch besprochen werden. Manchmal passt die Retrospektive nicht in den Zeitplan, und dann ist die Zeit besser genutzt, um an anderen Dingen zu arbeiten.

Tipps, wie die Retrospektive trotz eines hohem Arbeitspensums stattfinden kann:
Wenn so etwas passiert, blutet ein jedes Scrum-Master Herz. Denn das macht nicht nur die Vorbereitung des Termins nichtig, sondern missachtet die Relevanz einer Retrospektive für den langfristigen Erfolg eines Projektes. Eine Retrospektive ist nicht nur ein spaßiges Kaffee-Päuschen. Der Sinn dahinter ist die kontinuierliche Verbesserung der Zusammenarbeit im Team. Und ein Team, das sich selbst keinen Raum für persönliche Weiterentwicklung gibt, wird immer wieder dieselben Fehler machen. Es empfiehlt sich also: Setzt die Retro als festen Serien-Blocker in den Kalender. Zudem: Haltet die Retrospektive, wenn möglich vormittags ab. Als Faustregel gilt: vor dem Mittagstief. So könnt ihr den Feierabend-Stress verhindern und die Konzentration ist noch am ehesten da.

Weil Retrospektiven keine Erfolge liefern.

Es kann vorkommen, dass Retrospektiven nicht stattfinden, weil sie von Kunden nicht bezahlt oder bei Beginn des Projektes nicht in der Planung beachtet werden. Hier wird auch deutlich, woran agile Projekte mitunter scheitern können: Wenn ein Halbwissen über agiles Arbeiten vorhanden ist. Das kommt in Entwicklerteams vor. Nicht selten betrifft es auch Führungskräfte. Unter diesen Bedingungen ist es deutlich schwieriger eine Retrospektive in den Projektablauf einzubringen oder sie als Erfolgsfaktor zu nutzen, da sie keinen direkten Umsatz erzeugt. Wenn nach zwei Wochen Entwicklung neue Buttons in einer App auftauchen, fällt den Kunden der Erfolg natürlich schnell und direkt auf. Inwiefern sich die Kommunikation oder die Zusammenarbeit verbessert hat, lässt sich hingegen nicht so leicht visualisieren oder in Zahlen darstellen. Dementsprechend ist die Wirkung von Retrospektiven nicht so deutlich sichtbar wie beispielsweise der technische Fortschritt einer App. Und so ist kein Erfolg sichtbar.

Tipps, wie der Erfolg von Retrospektiven sichtbar wird:
Achtet darauf, dass ihr euch vor dem Beginn eines Projektes die Bedeutung von agilen Projektmanagementmethoden in Erinnerung ruft. Denn wenn alle verstehen, dass Agilität nicht Anarchie bedeutet, wie teilweise angenommen, kann man auch den Kunden besser vermitteln, weshalb es lohnt, eine Retrospektive stattfinden zu lassen und erhöht somit die Chancen, diese bezahlt zu bekommen. Auch eine Idee: Nach jeder Retrospektive das Team kurz anonym schriftlich bewerten lassen, wie es die Kommunikation und die Teamfähigkeit im Projekt empfindet. Nach einigen Retrospektiven lassen sich sicherlich Verbesserungen sehen, so kann die Berechtigung für Retrospektiven durch diese „Messung“ erkennbar werden.

Weil wir keinen Scrum-Master haben.

Keinen Scrum Master zu haben, kann fatal sein. Im Extremfall führt es entweder zu langen unangenehmen Pausen oder ausschweifenden Reden. Bitte nicht falsch verstehen, wie wir im Rheinland sagen: Jeder Jeck ist anders. Beide Verhaltensweisen sind allerdings für eine Retrospektive wenig zielführend.

Tipps, wie die Retrospektive ohne Scrum Master gelingt:
Deshalb braucht es eine Person mit moderierender Rolle. Beispielnamen können sein: Gandalf, Schiri, Anne Will oder eben Scrum-Master. Hauptsache es gibt eine neutrale, lenkende Rolle. Idealerweise ist diese Person nicht Teil des Entwicklerteams. Manchmal lässt sich das allerdings nicht einrichten. Dann sollte eine möglichst unparteiische Person eingesetzt werden. Auch möglich ist ein rollierendes System, bei dem jedes Teammitglied die Rolle des Scrum-Masters übernimmt.

Fazit

Jetzt mal Butter bei die Fische: Die Überschrift war natürlich nur ein Eyecatcher. Selbstverständlich sind Retrospektiven keine vertane Zeit. Sie sind sehr sinnvoll, um Raum und Zeit für offenes Feedback und Diskussionen zu geben. Langfristig können so mitunter Frustration und Missverständliche Kommunikation verhindert werden. Argumente gegen Retrospektiven sind nachvollziehbar, denn wenn keine Rahmenbedingungen für eine gute Retrospektive gegeben sind, erfüllt sie nicht ihren Zweck und ist tatsächlich vertane Zeit.

Um genau das zu verhindern hier noch einmal eine Zusammenfassung der wichtigsten Tipps:
Damit eine Retrospektive Sinn ergibt, braucht es:

• Ein gutes (digitales) Tool,
• eine geeignete Tageszeit und
• einen regelmäßigen Termin.
• Zudem muss eine Retro als Erfolgsfaktor vom Team und den Kunden gleichermaßen verstanden werden.
• Dafür müssen alle mit dem theoretischen Wissen über Agilität und Scrum ausgestattet sein.
• Zu guter Letzt darf eine moderierende Person nicht fehlen.

In diesem Sinne viel Spaß bei der nächsten Retrospektive!

Autorin: Sofia Vossen